Procedimiento SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN
Canal de Denuncias
GRUPO Adrián Hoteles
C/ París, s/n · 38660 Adeje
ÍNDICE
+/-1. OBJETIVO
El objeto del presente documento de procedimiento del SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN - Canal de denuncias - (en adelante, “Procedimiento”), es establecer la guía para la gestión de las comunicaciones recibidas a través del SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN, establecido por GRUPO Adrián Hoteles (en adelante, Adrián Hoteles) definido en el Protocolo interno de gestión SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN - Canal de denuncias.
El SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN - Canal de denuncias - es, por tanto, el medio a través del cual, cualquier persona integrante de Adrián Hoteles, vinculada a la misma, o tercero/a ajeno/a, puede comunicar de buena fe y sobre la base de indicios razonables, sucesos relativos a riesgos sobre los que existan sospechas fundadas de haberse materializado, o estén próximos a su materialización, y respecto de los cuales se pueda derivar responsabilidad civil y/o penal para GRUPO Adrián Hoteles.
El SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN - Canal de denuncias - es, por tanto, el medio a través del cual, cualquier persona integrante de Adrián Hoteles, vinculada a la misma, o tercero/a ajeno/a, puede comunicar de buena fe y sobre la base de indicios razonables, sucesos relativos a riesgos sobre los que existan sospechas fundadas de haberse materializado, o estén próximos a su materialización, y respecto de los cuales se pueda derivar responsabilidad civil y/o penal para GRUPO Adrián Hoteles.
+/-2. ETAPAS DE LA COMUNICACIÓN
Todas las comunicaciones recibidas por los canales habilitados por Adrián Hoteles, son registradas, clasificadas y analizadas, sin importar el medio a través del cual se presentaron. Una vez recibidas, se les asigna un número de identificación, con lo cual se registra y se abre el expediente. Con este número de identificación a la persona informante en todo momento podrá dar seguimiento del estado de comunicación.
En aras de velar y garantizar la imparcialidad, confidencialidad y evitando así un posible conflicto de intereses, Adrián Hoteles delega en la entidad EXTERNA el ejercicio de las labores de investigación y seguimiento como Entidad Externa e independiente de Adrián Hoteles.
A esta se le encomienda, la admisión y tramitación de una comunicación/denuncia, comprendiendo las siguientes actuaciones:
- Recepción
- Comprobación de cumplimiento de requisitos
- Tramitación
- Elaboración de informe previo y remisión del mismo al COMITÉ DE CUMPLIMIENTO. .
• 2.2. CLASIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE ADMISIBILIDAD RECEPCIÓN
2.2.1. Comunicación
Si la comunicación es clasificada como comunicación/denuncia, la ENTIDAD EXTERNA, realiza un análisis inicial de los antecedentes, clasificándola como:
- Admisible
- Inadmisible
2.2.2. Consulta
Si la comunicación es clasificada como CONSULTA, la entidad EXTERNA, realiza un análisis de la misma, para dar respuesta.
2.2.3. Otra comunicación NO relacionada con el sistema.
Si la comunicación no corresponde a los tipos de comunicación definidos, se deja constancia de la justificación de la clasificación y se cierra la comunicación, con el motivo de no estar relacionada con Adrián Hoteles.
2.3. PRIORIZACIÓN DE LAS COMUNICACIONES
De manera inmediata, si la comunicación es clasificada como admisible, la ENTIDAD EXTERNA, debe determinar si se trata de una comunicación que requiere de una gestión prioritaria, de acuerdo con las potenciales consecuencias que los hechos comunicados puedan generar o bien que ya hayan ocasionado.
+/-3. INVESTIGACIÓN
La fase de investigación se da por iniciada, una vez que la comunicación es clasificada como admisible.
En función al informe previo emitido por la entidad EXTERNA, antecedentes, tipo de comunicación y gestión de los posibles conflictos de intereses entre la persona responsable de la investigación y la comunicación, el COMITÉ DE CUMPLIMIENTO evaluará si la comunicación puede ser gestionada directamente por la misma o puede ser encargada por otra área dentro de Adrián Hoteles, especialistas externos o una mezcla de ambas opciones.
La persona responsable de la investigación, podrá ser:
COMITÉ DE CUMPLIMIENTO: las investigaciones son realizadas directamente por este órgano, quien debe designar una persona responsable de la investigación o equipo de investigación dentro de sus miembros, para lo cual se basa en los antecedentes de la comunicación o el tópico de la misma. La persona responsable de la investigación o equipo de investigación podrá solicitar colaboración específica de otras áreas de Adrián Hoteles.
OTRAS ÁREAS: el COMITÉ DE CUMPLIMIENTO podrá delegar la investigación a otras áreas dentro de Adrián Hoteles, cuya tópico o temática no esté relacionado a la formación o experiencia de los miembros del COMITÉ DE CUMPLIMIENTO o cuando la imparcialidad de los miembros del COMITÉ DE CUMPLIMIENTO se encuentre comprometida.
ESPECIALISTAS EXTERNOS: la investigación podrá ser externalizada cuando por los antecedentes de la comunicación, el COMITÉ DE CUMPLIMIENTO considere que se requiere conocimiento de expertos especialistas, así como cuando la comunicación sea de extrema confidencialidad o cuando la imparcialidad de la investigación se vea comprometida al realizarse de forma externa.
• 3.1. COMUNICACIÓN DEL INICIO DE LA INVESTIGACIÓN
Cuando se inicia la fase de investigación, el COMITÉ DE CUMPLIMIENTO debe comunicarlo al inicio de esta fase, a la persona(s) denunciada(s)
• 3.2. SECRETO DE LA INVESTIGACIÓN
La investigación es realizada cumpliendo con la estricta reserva y confidencialidad. Todas las personas involucradas en el proceso, están obligadas a cumplir con lo establecido en el presente documento, el protocolo interno y la política de protección de datos.
• 3.3. ETAPA DE PLANIFICACIÓN
Esta etapa tiene una duración de 25 días desde la aprobación de la fase de planificación.
La formulación de cargos en contra de la(s) persona(s) investigada(s) debe ser de acuerdo con los antecedentes recopilados en el desarrollo de la investigación.
En función al informe previo emitido por la entidad EXTERNA, antecedentes, tipo de comunicación y gestión de los posibles conflictos de intereses entre la persona responsable de la investigación y la comunicación, el COMITÉ DE CUMPLIMIENTO evaluará si la comunicación puede ser gestionada directamente por la misma o puede ser encargada por otra área dentro de Adrián Hoteles, especialistas externos o una mezcla de ambas opciones.
La persona responsable de la investigación, podrá ser:
COMITÉ DE CUMPLIMIENTO: las investigaciones son realizadas directamente por este órgano, quien debe designar una persona responsable de la investigación o equipo de investigación dentro de sus miembros, para lo cual se basa en los antecedentes de la comunicación o el tópico de la misma. La persona responsable de la investigación o equipo de investigación podrá solicitar colaboración específica de otras áreas de Adrián Hoteles.
OTRAS ÁREAS: el COMITÉ DE CUMPLIMIENTO podrá delegar la investigación a otras áreas dentro de Adrián Hoteles, cuya tópico o temática no esté relacionado a la formación o experiencia de los miembros del COMITÉ DE CUMPLIMIENTO o cuando la imparcialidad de los miembros del COMITÉ DE CUMPLIMIENTO se encuentre comprometida.
ESPECIALISTAS EXTERNOS: la investigación podrá ser externalizada cuando por los antecedentes de la comunicación, el COMITÉ DE CUMPLIMIENTO considere que se requiere conocimiento de expertos especialistas, así como cuando la comunicación sea de extrema confidencialidad o cuando la imparcialidad de la investigación se vea comprometida al realizarse de forma externa.
Cuando se inicia la fase de investigación, el COMITÉ DE CUMPLIMIENTO debe comunicarlo al inicio de esta fase, a la persona(s) denunciada(s)
• 3.2. SECRETO DE LA INVESTIGACIÓN
La investigación es realizada cumpliendo con la estricta reserva y confidencialidad. Todas las personas involucradas en el proceso, están obligadas a cumplir con lo establecido en el presente documento, el protocolo interno y la política de protección de datos.
• 3.3. ETAPA DE PLANIFICACIÓN
-
3.3.1. Planteamiento Inicial
La persona responsable de la investigación o equipo de investigación debe plantear una o varias hipótesis respecto de la comunicación y sus respectivos antecedentes.
3.3.2. Evaluación de medidas cautelares
El COMITÉ DE CUMPLIMIENTO, en conjunto con la persona responsable de la investigación o equipo de investigación, en caso de que la investigación sea delegada, debe evaluar la necesidad de adoptar medidas cautelares, respecto de las personas investigadas o involucradas en la investigación. La necesidad de aplicar este tipo de medidas, puede ser requerida en cualquier etapa de la investigación.
3.3.3. Análisis de normativa relacionada
La persona responsable de la investigación o equipo de investigación debe identificar la normativa interna o externa vulnerada y evaluar el posible impacto en Adrián Hoteles, así como también si existe algún organismo interesado en los hechos comunicados. Si los hechos son constitutivos de delito, se informa al COMITÉ DE CUMPLIMIENTO para que la comunicación sea remitida al Ministerio Fiscal o la autoridad correspondiente para su tramitación.
3.3.4. Requerimiento inicial de información para la investigación
Para el desarrollo de la investigación, se puede considerar información disponible en Adrián Hoteles, tal como registros en sus sistemas, soporte audiovisual o de vigilancia y cuando sea necesario, se podrá considerar información de la persona denunciada proveniente de sus equipos corporativos, como correos electrónicos corporativos o historial de navegación, siempre y cuando se encuentre en el contrato una cláusula que establezca que la información proveniente o contenida en los equipos corporativos que proporciona Adrián Hoteles para el desarrollo de las funciones no es confidencial y que Adrián Hoteles podrá acceder a ésta cuando estime conveniente. De manera adicional y justificando la relevancia para la investigación, se podrá considerar solicitar información extra a la persona denunciada.
3.3.5. Evidencia a preservar
Se debe determinar si existe evidencia digital que necesite ser resguardada y preservada durante el curso de la investigación como, por ejemplo, equipos de personal desvinculado, así como también cuando se tenga indicios de que colaboradores involucrados puedan ocultar o dañar alguna evidencia, al tener conocimiento de la investigación.
3.3.6. Definición de entrevistas
La persona responsable de la investigación o equipo de investigación debe identificar a las personas o testigos vinculados con los hechos comunicados, tanto de manera directa como indirecta, las cuales se crea que puedan aportar antecedentes a la investigación.
Esta etapa tiene una duración de 25 días desde la aprobación de la fase de planificación.
-
3.4.1. Gestión de Información
Dentro de la fase de recopilación de información requerida y a modo de asegurar una recopilación válida de evidencia, la persona responsable de la investigación o equipo de investigación tiene presente las siguientes consideraciones con respecto a la información recibida:
- Protección de datos personales.
- Mantener la cadena de custodia y registro.
3.4.2. Ejecución de entrevistas
De acuerdo con la planificación de entrevistas, la persona responsable de la investigación o equipo de investigación debe entrevistar a las partes interesadas o testigos de la comunicación que pudieran aportar antecedentes para el desarrollo de la investigación.
Las entrevistas siempre serán realizadas con un acompañante y solo podrán ser grabadas con el consentimiento de la persona entrevistada. Estas entrevistas deben ser documentadas.
Una vez que finaliza el plazo de la etapa indagatoria y si de la investigación no se desprenden antecedentes que conlleven la formulación de cargos en contra de la(s) persona(s) investigada(s), la persona responsable de la investigación o equipo de investigación debe presentar al COMITÉ DE CUMPLIMIENTO un informe de cierre de la investigación.
En caso de que se desprendan antecedentes suficientes para la formulación de cargos en contra de la(s) persona(s) investigada(s), se procederá con la etapa acusatoria.
La formulación de cargos en contra de la(s) persona(s) investigada(s) debe ser de acuerdo con los antecedentes recopilados en el desarrollo de la investigación.
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3.5.1. Notificación de los cargos
En un plazo de 2 días, se notificará a la(s) persona(s) investigada(s), entregando un informe por escrito de los cargos que se le atribuyen.
3.5.2. Revisión de descargos y presentación de pruebas
La persona responsable de la investigación o equipo de investigación, debe realizar una revisión de los descargos y pruebas adicionales presentadas.
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3.6.1. Informe de cierre
Una vez finalizadas las etapas descritas anteriormente, la persona responsable de la investigación o equipo de investigación debe preparar un informe de cierre.
3.6.2. Reapertura de la investigación
En caso de que el COMITÉ DE CUMPLIMIENTO o bien el Consejo de Administración determine, se debe reabrir la investigación.
+/-4. RESOLUCIÓN
Finalizada la etapa de investigación, la persona responsable de la investigación designada, debe presentar el informe de cierre, con las conclusiones obtenidas al COMITÉ DE CUMPLIMIENTO, donde:
De acuerdo con los resultados presentados en el informe, el COMITÉ DE CUMPLIMIENTO debe proponer el cierre del expediente con una de las siguientes opciones:
De acuerdo con los resultados presentados en el informe, el COMITÉ DE CUMPLIMIENTO debe proponer el cierre del expediente con una de las siguientes opciones:
-
- Cierre del expediente sin sanciones ni observaciones.
- Cierre del expediente con propuesta de implementación de controles.
- Cierre del expediente con propuesta de sanciones internas.
- Remisión del expediente a las autoridades por indicio de delito.
+/-5. COMUNICACIÓN DE LA RESOLUCIÓN
Los resultados de la resolución son presentados a las partes afectadas, persona informante y persona(s) denunciada(s), en los plazos establecidos. Dichas partes afectadas, tienen un plazo de 4 días para presentar alegaciones, una reconsideración de la resolución presentada, en caso contrario, se entenderá por aceptada, mientras, el plazo de revisión de la reconsideración de la resolución será de 3 días adicionales
+/-6. PLAZOS
Duración máxima del procedimiento
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- El plazo para resolver las actuaciones de investigación a las que da lugar el procedimiento de gestión de informaciones no puede ser superior a 3 meses, salvo supuestos de especial complejidad en cuyo caso podrá, motivadamente, acordarse la ampliación de dicho plazo, hasta un máximo de otros tres meses adicionales.
- - El cómputo del plazo al que se refiere el apartado anterior se inicia desde la recepción de la comunicación o, si no se remite un acuse de recibo al informante, desde el vencimiento del plazo de siete días después de haberse recibido la comunicación.
Los plazos expresados en meses se computarán de fecha a fecha.
- - Los plazos en días a los que se hace referencia en la presente norma se considerarán hábiles, salvo que expresamente se indique que son naturales.
Del cómputo del plazo en días hábiles se excluyen los sábados, los domingos y los declarados festivos.
+/-7. MEDIDAS DE PROTECCIÓN A LAS PERSONAS INFORMANTES
Cuando se tenga conocimiento de que se está produciendo o ha ocurrido una conducta perjudicial para la persona informante, Adrián Hoteles debe tomar medidas razonables para detenerla y abordarla, así como para apoyar tanto a esta como a otras partes interesadas afectadas.
+/-8. REMISIÓN DEL EXPEDIENTE AL MINISTERIO FISCAL
En caso de que la resolución determinada concluya que en la investigación se observan indicios constitutivos de delito, ésta será remitida al Ministerio Fiscal para su tramitación correspondiente. Esta acción será realizada por el COMITÉ DE CUMPLIMIENTO.
+/-9. ARCHIVO DEL EXPEDIENTE
Una vez aprobada la resolución, y en su caso, ejecutadas las medidas sancionatorias, el COMITÉ DE CUMPLIMIENTO, procede al cierre de la comunicación y a archivarla en la Carpeta del Canal de comunicación.
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TODAS LAS DENUNCIAS/COMUNICACIONES RECIBIDAS, SERÁN TRATADAS CON LA MÁXIMA GARANTÍA DE CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCIÓN
El presente procedimiento no impide el derecho de la persona interesada, a comunicar/denunciar ante la jurisdicción civil, laboral o penal.
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